Comment trouver des sponsors pour le 4L Trophy

👀 En bas de page :un modèle de dossier de sponsors + un outil de suivi. 

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Dans cet article :

1. Mise en garde
2. Où commencer
3. Dossier numérique, le digital...
4. Le démarchage
5. C'est facile ?
6. Quelle offre pour quelle entreprise
7. Trouver le premier sponsor
8. Ça en vaut la chandelle ?
9. Dossier + outil gratuit

On vous aura prévenus, la phase de préparation du 4L Trophy est plus dure que le raid en lui même. 

Nathan Trophyste en 2019 se rappelle : "C'est ce qu'il y a de plus dur et de plus long dans la préparation du raid !"

Pourtant, personne ne regrette ses efforts et tous ont beaucoup appris de cette phase. Cela fait partie intégrante du raid, “ Assez compliqué, mais pas impossible, on y est bien arrivé “ témoigne Clément un militaire qui est habitué des opérations dans le désert “ êtres dans le véhicule alors qu'il fait 70 degrés à l'intérieur du véhicule, ou lorsqu’on sort avec la tenue et les équipements qui pèsent sur nous. On en a connu des ensablements, des crevaisons et j'en passe beaucoup d'autres.” Mais pour lui, la dimension humanitaire et le fait que ce soit avec une 4L “ la voiture de nos aînés” donnent un tout autre sens à cette aventure.

Nous sommes allés chercher des conseils auprès de ceux qui ont su tirer leurs épingles du jeu. Des Trophystes et l’Expert en sponsoring d’Exploraris nous livrent leurs conseils à appliquer dès maintenant pour trouver des sponsors.

 

Par où commencer?

 C’est une tâche chronophage comme nous explique LOEM dans le désert : “C’est un peu compliqué, il faut du temps. Je regarde un peu ce que les équipages des années précédentes ont fait pour m’aider.”

"aujourd’hui tout a changé, le sponsoring aussi"

"Les participants du 4L Trophy sont des étudiants qui viennent tous d’horizons différents,  cependant je constate que les dossiers qu’ils présentent à leurs sponsors sont souvent les mêmes et ont à peine évolué en 20 ans…

Mais aujourd’hui, tout a changé, le sponsoring aussi. Il est devenu plus digital, les liens de partenariat avec les marques sont plus profonds, et dépassent le simple encart sur la 4L.”

"ça a été une aventure incroyable" Hugo et Romane  pendant le raid de 2020.

 

Ce fameux dossier, dont on a parfois l’impression qu’il est un fourre-tout. Dans les faits, plus ne signifie pas forcément : mieux. “Il faut détailler les informations importantes et nécessaires à l’explication de ce raid” conseille Emeline.

 Au début, on peut ressentir un certain vertige devant la grandeur de la tâche : " Au début, ça paraissait très long de faire le dossier de sponsoring", se souvient Marion.

 

Trouver des sponsors n’en est pas moins une priorité, comme nous le dit Louise:

“On n’a pas encore trouvé de 4L, et sans financement, même si on la trouve, on ne peut pas encore l’acheter.”

 

Commencez par faire une ébauche à partir de laquelle vous allez construire votre dossier final, c'est le chemin qu'a suivi Marion :  “en 2-3 jours, elle était faite .Depuis, on peaufine et c'est finalement ce qui est le plus long. On est allé voir des modèles sur Internet, mais on s'est surtout inspiré du site officiel 4L TROPHY" .

"En bonne coopération, mais avec plusieurs heures de travail, notre dossier a vu le jour. La difficulté était de faire un dossier complet mettant en avant la rigueur de notre démarche ainsi que nos motivations." Témoigne Jeremy.

 

"Vous avez un devoir de clarté, concevez-le comme si vous écriviez votre CV.  " conseille l’expert.

“Beaucoup de fausses idées circulent sur la longueur et la nature des informations à mettre dans un dossier. Ayez à l'esprit que l’entreprise reçoit beaucoup de dossiers et qu’elle n’a que peu de temps pour tous les lire.” Il continue:

 

“ Il faut être focalisé sur ce que vous apportez comme valeur à votre sponsor. "

 

Il faut adapter les informations en fonction de la proposition que vous faites au sponsor “ Damien d’Ameri4L complète :" Et il faut se faire confiance“.

Est-ce indispensable d’avoir un dossier numérique à présenter ?

Non seulement c'est indispensable, mais cela vous ouvre de nombreuses opportunités.

Si la visibilité que vous proposez à votre sponsor passe avant tout par le digital, il s’agit d’être cohérent avec un dossier qui est également au format digital. Si vous n’utilisez pas d’outils spécialisés, utilisez des méthodes que vous maîtrisez :

Pour l'équipage l'Hérault-Bustes Ent'Raid en 4L "C'est un dossier Word, qu'on peut envoyer par mail si besoin, mais qu'on imprimera pour donner aux entreprises."

Damien a bien vu l'évolution entre son Trophy en 2013 et aujourd'hui pour son aventure transaméricaine : "un dossier numérique est obligatoire. Tout se fait par mail maintenant. En 2013 quand j'ai fait le Trophy on pouvait encore téléphoner, mais maintenant c'est très compliqué. Il nous livre une anecdote :”on m'a même fait envoyer un mail pour prendre un rendez-vous téléphonique."

Les échanges au sein d’une entreprise se font par email, il faut qu'on puisse l'ouvrir depuis un téléphone.

Pensez à l'écologie, des dossiers de 30 pages envoyés à tout bout de champ et qui finissent à la poubelle ne donnera pas une bonne image de votre équipage.

Ça ne vous empêche pas d’être original et d'engager votre démarche avec une lettre d’invitation imprimée.

Certains équipages n’hésitent pas à se démarquer avec de jolis logos par exemple, c’est le cas de l’équipe Conduire pour des Sourires : “je l’ai réalisé moi-même sur un logiciel de création.”

Emeline en plein désert ne rêve que d'y retourner avec son équipage Conduire pour des sourires.

Le digital vous ouvre de nouvelles perspectives

Justin et Marion, ont su tirer leur épingle du jeu, grâce à une bonne maîtrise des outils digitaux.

Vous pouvez sortir du lot, grâce à une bonne maîtrise du digital.

L'équipage de 4L en Folie, nous livrent ses conseils : "Créez des publications qui attirent l’œil, avec des textes impactant. Si vous manquez d'inspiration, prenez exemple sur vos influenceurs préférés."

Pour offrir davantage de visibilité à leur projet, ils ont publié sur Tik Tok :

"Vous devez susciter l’intérêt et l’excitation du futurs sponsors. Nous avons décidé de filmer chaque étape de la préparation au raid. De l’achat de la 4L, à la première révision, le nettoyage du réservoir, les galères, les participations aux manifestations. Cela permet également de crédibiliser votre projet."

 

Comment démarcher?

 “On espère avoir assez de sponsors pour financer notre 4L ainsi que pour avoir un impact important pour l’association avec laquelle nous allons collaborer” explique Marion qui recherche un budget de 9000€.

 

😊 Commençons par l'essentiel. La 4L en Folie plante le décor : 

"Venir avec le sourire, c’est intimidant mais il faut de suite installer un climat de sympathie."

 

"Mettez-vous à la place de l’entreprise : comment aimeriez-vous qu’on vous adresse une demande de fonds ? " questionne l'expert.

 

Par où commencer ? Petite ou grande entreprise, il n'existe pas de vérité absolue. Justin et Marion ont pris le partie de : "commencer par les grosses entreprises pour finir par les petites. La logique étant de toucher en priorité les entreprises avec les budgets les plus importants, pour leur réserver les grands encarts."

En cas de confinement, il faut s’adapter : “nous préfèrerions nous présenter et présenter notre projet de vive voix, mais au vu de la situation, il se pourrait bien que le premier contact soit téléphonique.” expliquent l'équipage l'Hérault Bustes.

Commencez par prendre votre téléphone, appelez, présentez-vous, expliquez votre intention et n’oubliez pas de demander à qui adresser votre demande au sein de l’entreprise. Essayez, dans la mesure du possible, d’obtenir un rendez-vous physique, vous aurez plus de chance de convaincre la personne. Lorsque vous ne pouvez pas vous déplacer, échangez par téléphone et e-mail. Soyez simple, concis et poli, les entreprises apprécieront cette marque de respect et vous aurez davantage de chance de décrocher un rendez-vous ou que votre e-mail soit ouvert.

📧 L'email

Pour les Couzs en 4L" nous avons fait un e-mailing, auprès de nombreuses enseignes nationales, en espérant qu'un sponsor unique soutienne notre projet afin d'avoir une 4L aux couleurs d'une entreprise."

☎️ L'appel, une valeur sûre 

En cas de confinement, il faut s’adapter : “nous préfèrerions nous présenter et présenter notre projet de vive voix, mais au vu de la situation, il se pourrait bien que le premier contact soit téléphonique.” expliquent l'équipage l'Hérault Bustes.

🐌 Le démarchage pur et dur

 Adrien a baptisé sa méthode l'escargot : "en partant du QG de l'association, j’ai été voir toutes les entreprises au tour de moi. Au fur et à mesure j’ai élargie le périmètre de recherche"

"La méthode fut la même pour tous, nous déplacer sur leur lieux de travail avec comme outils un dossier de sponsoring, et nos bonnes têtes" Justin de l'équipage 1250.

📝 Faites le suivi (un outil de suivi est disponible en bas de cet article)

Élément essentiel, comme le rappelle Justin :"Créez un tableau de suivi avec : nom, contact, numéro, adresse, date de l’envoi, date de relance, et commentaires, permet de ne rien oublier."

 

 "Une offre claire."

Adressez votre email simple et court à la personne concernée, avec une offre claire. Trois jours, sans réponse essayez de joindre cette personne au téléphone (sinon par email) pour lui demander ce qu’elle a pensé de votre offre.  Si l’offre ne correspond pas à ce que l’entreprise est prête à accepter, soyez prêt avec une proposition plus adaptée, peut-être moins chère. Si vous sentez que vous dérangez, n’insistez pas. 

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Est-ce que c’est facile?

 

Préparez-vous à essuyer des rejets, mais vous allez apprendre beaucoup.

 

Non, ce n’est pas simple, mais vous allez apprendre beaucoup et pourrez le valoriser dans votre CV notamment. Préparez-vous à essuyer des rejets ou à ne jamais recevoir de réponses, rassurez-vous c’est parfaitement normal.

 Cela ne veut pas dire que vous ne prendrez pas de plaisir dans votre recherche, faites en un jeu, un challenge entre équipiers.

Entre 3% et 5% de réponses positives, vous pouvez déjà être fier de vous. Pour garder la motivation, il faut avoir des objectifs réalistes, si vous avez 0% de réponse positive, retravailler votre dossier, votre démarchage, essayez d’atteindre 1% de succès et ainsi de suite.

Pour Nathan “Ne pas me décourager malgré l'accumulation des réponses négatives a été le principal challenge", mais il y a appris "La patience, la rigueur”.

Il faut aussi savoir s’adapter aux imprévus : “nous avions rendez-vous avec des sponsors potentiels, mais le confinement est tombé. Donc on croise les doigts que ce soit toujours d’actualité” cette année, le cas d’Emeline n’est malheureusement pas isolé.

 

L'expert se veut rassurant: " pour la première recherche, je ne connais personne pour qui ça a été facile, par contre personne ne regrette cette étape, car on en apprend beaucoup, le jeu en vaut toujours la chandelle!".

 

Justin et Marion, rappellent pourquoi ce n'est pas toujours simple :"L’artisans ou le commerçant ne peut pas se permettre de donner un chèque à l’aveugle pour un projet hypothétique. Il faut être crédible et préparé"

Nathan n’a “aucun regret” lorsqu’il regarde ses photos il peut être fier de voir sur sa 4l autant de sponsors “16 ou 17 je crois”.

L'équipage l'Hérault-Bustes Ent-Raid en 4L dans la phase des préparatifs en attendant le grand départ.

 

Que doit-on proposer au sponsor et à quel type d’entreprise?

 

"On recommande de venir avec une offre préparée et ajustée au besoin de l’entreprise"

 

Venez avec une offre préparée et ajustée au besoin de l’entreprise en question. Premièrement, cela vous donnera de la crédibilité, deuxièmement cela souligne votre intérêt pour cette entreprise en question.

Petite, grande, moyenne entreprise, tout est possible. Regardez autour de vous les entreprises locales, puis élargissez le champ de vos recherches. Gardez à l’esprit que certaines entreprises vous supportent plus par intérêt pour votre aventure que par intérêt commercial.

Fort de son expérience du milieu associatif, l'équipage La 4L en folie à su jouer de son réseau : "Nous avions déjà un réseaux important de partenaires. Cependant, nous avons cherché de nouveaux sponsors en priorité afin de vivre de bout en bout l’expérience du Trophy.". En effet, Justin et Marion avait une idée derrière la tête :" Nous avons contacté les artisans, commerçant locaux dans nos villages respectifs et aux alentours afin de pouvoir représenter au mieux notre région." nous livrent-ils.

Comme le rappelle Emeline il est donc important de : “détailler nos motivations pour transmettre notre passion à nos futurs sponsors.”

 

Soyez cohérent, ce qui est plus simple à dire qu’à faire. L'expert donne un exemple concret: "si votre sponsor est la boucherie de votre village lui dire que le 4L Trophy est couvert par le JT de TF1, ne lui apporte pas grand-chose, par contre lui dire que vous allez exposer votre voiture sur trois marchés dans un rayon de 15 km où ses clients sont susceptibles de se promener va l'intéresser!"

 

Si vous démarchez localement, soyez fière de représenter des valeurs locales: “Originaire de la baie du Mont saint Michel, nous avons voulu mettre ce lieu mythique à l'honneur sur notre logo” William et Jeremy.

Ensuite, soyez ouvert à la discussion sur le montant des fonds, et ajustez votre offre quand c'est nécessaire.  

 

Allez plus loin…

Soyez créatifs, mettez à l'honneur vos partenaires; l'équipage 1250 sait jouer le jeu à fond !

 

Aujourd’hui grâce à la technologie et internet le champ des possibles s’est élargi. Vous pouvez réaliser vos propres contenus et le diffuser vous-même.  "Soyez créatif" l'expert continue:" on peut tout imaginer: réalisez une vidéo “Le 4L Trophy vue du ciel “ filmé par drone,  vous êtes plutôt mécanique’? Une 4L alimentée en électricité par un panneau solaire, etc. Beaucoup de sponsors d’horizons variés y verront une réelle valeur ajoutée à se joindre à votre projet. "

 

Comment trouver son premier sponsor?

 

"Le premier sponsor est important, car il vous donne de la crédibilité pour convaincre les prochains.”

Très souvent le premier sponsor vient de l’entourage, un parent, une connaissance. Nathan a signé son premier contrat “Grâce à un contact de mes parents”. L’Expert précise:

"On n’a pas tous un Oncle Picsou, mais il faut réfléchir : qui dans mon entourage peut m’introduire chez un potentiel sponsor? Ça peut être un commerçant de mon quartier, l’ami d’un parent, etc."

Puis se rappelle d’une anecdote :

"En 2011 quand j’ai participé au raid je n’avais aucun réseau. Dans mon école, on réalisait une mission pour une entreprise. Les trois premières équipes étudiantes devaient présenter directement au chef d’entreprise. Avec mon équipe, on faisait partie des premiers,  j’ai donc pu rencontrer ce chef d’entreprise et lui remettre mon dossier pour le 4L Trophy à ce moment-là. Il a été mon premier sponsor, j’étais très content d’avoir tenté cette approche."

Les Couzs en 4L on désigné un superbe logo qui met en valeur leur culture régionale.

Peut-on oser démarcher une entreprise comme Renault par exemple?

 

"quel risque courrez-vous?"

Et pourquoi pas? Gardez à l’esprit que vous n’êtes pas les seuls, soyez originaux avec une offre cohérente pour l’entreprise, quel risque courrez-vous? Le pire qui puisse vous arriver est de ne pas recevoir de réponse, alors soyez audacieux!

Damien d’America4L résume parfaitement bien sa méthode : “En insistant en croyant à ce que l'on fait et en n’hésitant pas à jouer la carte de l'humour. Soyez audacieux”

"Soyez audacieux" on peut partir de loin, commencer par le 4L Trophy et finir par réaliser un "rêve de gosse" en traversant les amériques à bord d'une 4L comme le fait Damien!

Une aventure est un mélange unique de découvertes, de sensations, de rencontres et souvent de sports.

Emeline qui a déjà fait le raid en 2019 résume parfaitement ce savant mélange :

 “Cette aventure est incroyable et il faut la vivre, on se sent déconnecté de notre monde, on découvre des paysages magnifiques, mais surtout une culture et une manière de vivre tellement différente et loin du confort que l’on connaît.”

 

De plus l’impact positif de participer à une action humanitaire ne laisse personne indifférent et doit faire partie des motivations d’un partenaire. Emeline nous décrit ce qui l’a marqué dans cette aventure: “savoir qu’on a pu se rendre utile, à transporter et apporter des fournitures scolaires, savoir qu’on leur facilite un peu l’accès à la scolarité” .

 

Est-ce que ça en vaut la chandelle?

 

"Vous allez vivre intensément une superbe aventure."

Emeline repart en 2021 pour son deuxième raid avec son nouvel équipage : conduire pour des sourires

 Le raid a un impact fort sur ses participants :”je pourrais en parler des heures ! “ résume Emeline.

Je vous rassure l’adrénaline et la fierté que vous allez ressentir lorsque vous signerez votre premier sponsor vous motivera plus que tout. Vous allez beaucoup apprendre, vous allez développer vos compétences, vous allez élargir votre réseau et enfin vous allez vivre intensément une superbe aventure qu’est le 4L Trophy, alors n’hésitez pas à vous faire aider et foncez !

 

Nathan résume : “Ça nous a pris 8 mois de recherche intensive, on a récolté entre 10000 et 11000€” et il garde un excellent souvenir du début à la fin du raid :”Ho que oui ça a été une aventure incroyable !!”

Beaucoup sont déjà impatients d’y aller pour la première fois ou d’y retourner :” faire de nouvelles rencontres, m’éclater sur les pistes, passer de bons moments avec mon frère et je l’espère pas trop de casse sur la voiture” c'est tout ce que l'on souhaite en effet à l'équipage de Conduire pour des Sourires.

 

Louise résume bien : “conduire une 4L dans le désert, ca ne peut être qu’intense”

 

Vous allez à votre échelle avoir un impact humanitaire significatif, les Trappeurs du désert parlent de leur expérience de militaire qui les a motivés à participer au 4L Trophy : “On en a vu de toutes les couleurs, des moments de joie intenses, ils sont tellement accueillants, mais aussi beaucoup de moments durs, leurs conditions de vie de tous les jours... la question qu'on se pose vraiment : et si c’étaient nos enfants ".